^{Warszawa, 23 czerwca 2020}

REGULAMIN ROZPATRYWANIA SKARG

I. Postanowienia ogólne

1. Komisja Etyki Reklamy (zwana dalej KER) – jest organem Związku Stowarzyszeń Rada Reklamy – niezależnej organizacji regulującej rynek reklamowy (zwanej dalej Radą Reklamy) –  powołanym do podejmowania uchwał w sprawie zgodności działań objętych zakresem unormowań Kodeksu Etyki Reklamy (zwanego dalej Kodeksem).
2. Postępowanie przed KER może toczyć się niezależnie od postępowań przed sądami powszechnymi, sądami polubownymi, sądami arbitrażowymi i organami administracji publicznej lub innymi podmiotami.
3. KER składa się z członków powołanych na zasadach określonych w statucie Rady Reklamy.
4. Członkowie KER zostają powołani spośród kandydatów reprezentujących odrębną grupę uczestników rynku reklamowego w rozumieniu §5 ust. 1 statutu Rady Reklamy.
5. Członkowie KER powołują ze swojego grona Prezydium na zasadach wynikających z §18 ust. 4 statutu Rady Reklamy.
6. Prezydium wybiera spośród swego grona Przewodniczącego KER zgodnie z §18 ust. 5 statutu Rady Reklamy. W wypadku gdy Przewodniczący KER nie może wykonywać zadań przewidzianych w regulaminie (z przyczyn obiektywnych) udzieli on pełnomocnictwa jednemu z członków Prezydium, z tym zastrzeżeniem, że osoba taka reprezentować będzie inną grupę uczestników rynku reklamowego niż Przewodniczący KER. Pełnomocnictwo udzielone przez Przewodniczącego KER wygasa z chwilą gdy Przewodniczący KER będzie mógł podjąć działania przewidziane dla niego w regulaminie, z tym zastrzeżeniem, że czynności dokonane przez pełnomocnika pozostają w mocy. W przypadku niemożności (spowodowanej przyczynami obiektywnymi) udzielenia pełnomocnictwa, o którym mowa wyżej, wskazania osoby zastępującej Przewodniczącego KER dokonuje w drodze uchwały Prezydium.
7. Prezydium może podejmować decyzje w drodze głosowania przeprowadzonego za pośrednictwem poczty elektronicznej.
8. Przewodniczący KER:
   • a) kieruje pracami Prezydium,
   • b) ustala skład zespołu uprawnionego do rozpoznania skarg, o których mowa w niniejszym regulaminie (dalej Zespół Orzekający),
   • c) wyznacza termin posiedzenia Zespołu Orzekającego,
   • d) zaprasza na posiedzenie Zespołu Orzekającego eksperta, o którym mowa w pkt 29,
   • e) podejmuje inne działania przewidziane niniejszym regulaminem.
9. Prezydium obraduje na posiedzeniach zwoływanych w miarę potrzeb, nie rzadziej niż jeden raz w miesiącu. Do obowiązków Prezydium należy m.in.:
   • a) przegląd uchwał podjętych przez KER,
   • b) rozpatrywanie odwołań od zarządzeń wzywających do uzupełnienia braków formalnych, zarządzeń o zwrocie skargi, zarządzeń odrzucających skargę z powodu braku związku z przedmiotem unormowań Kodeksu,
   • c) rozpatrywanie wniosków o wyłączenie członka Zespołu Orzekającego,
   • d) podejmowanie decyzji o łącznym rozpatrywaniu skarg, jeśli skargi dotyczą tego samego zarzutu lub zarzutów pozostających ze sobą w związku,
   • e) podejmowanie decyzji o przedłużeniu terminu zakreślonego w pkt 15 – w przypadku skarg, o których mowa w pkt. 10, z zastrzeżeniem, że termin ten może zostać przedłużony nie więcej niż o pięć dni.
10. Skargi są składane do Biura Rady Reklamy. Biuro Rady Reklamy zapewnia także obsługę kancelaryjną KER.
11. Skargi mogą być wnoszone przez osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. Wnoszący skargi mogą je składać wspólnie albo osobno. Dane osobowe osoby fizycznej składającej skargę pozostają do wyłącznej wiadomości Rady Reklamy i nie mogą być udostępniane innym podmiotom, w szczególności podmiotom których działanie lub zaniechanie jest skarżone, natomiast są udostępniane arbitrom rozstrzygającym skargę.
12. Skargi mogą być wnoszone przez Zarząd Rady Reklamy z zachowaniem zasad przewidzianych dla podmiotów określonych w pkt. 13. Podstawą do wniesienia skargi jest uprzednia uchwała Zarządu Rady Reklamy.
13. Skargi wnoszone przez przedsiębiorców, pozostające w związku z prowadzoną przez nich działalnością gospodarczą, składa się w formie pisemnej, na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do regulaminu. W skardze należy wskazać adres email do korespondencji w sprawie. Skargę można również złożyć w formie elektronicznej emailem na adres email Rady Reklamy, jako pismo opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub skan pisma podpisanego własnoręcznie.
14. Pozostałe skargi składa się w formie pisemnej na formularzu stanowiącym załącznik nr 2 do regulaminu lub za pośrednictwem internetu – za pomocą formularza zamieszczonego w serwisie informatycznym (internetowym) Rady Reklamy, stanowiącego załącznik nr 5 do regulaminu.
15. Koszty przyjęcia i rozpatrzenia skargi nie obciążają skarżącego.
16. KER nie rozpatruje skarg, których przedmiot był już rozpatrywany przez KER i w których została podjęta ostateczna uchwała. W takim przypadku skargę pozostawia się bez rozpoznania, o czym informuje się skarżącego ze wskazaniem podstaw tej decyzji.
17. Przy obliczaniu terminów wskazanych w regulaminie nie wlicza się dni uznanych ustawowo za wolne od pracy oraz wszystkich sobót.

II. Przygotowanie postępowania przed KER

18. Członek KER, wybrany zgodnie z §17 ust. 4 statutu Rady Reklamy (zwany dalej arbitrem – referentem), podejmuje decyzję o:
    • a) skierowaniu skargi do rozpatrzenia przez Zespół Orzekający albo
    • b) inne decyzje, uzasadnione okolicznościami, o których mowa w pkt 16, 25, 26 i 27, w ciągu dziesięciu dni od jej wpłynięcia do Biura Rady Reklamy.

19. Arbiter – referent oraz członkowie Zespołu Orzekającego nie mogą być powiązani stosunkiem pokrewieństwa albo powinowactwa lub pozostawać w stosunku prawnym wynikającym z umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło lub innej umowy podobnej w skutkach, z którąkolwiek ze stron. Jeśli związek taki występuje w przypadku Przewodniczącego KER, jego uprawnienia związane z wyznaczeniem Zespołu Orzekającego i przygotowaniem posiedzenia, obligatoryjnie przejmuje jeden z Wiceprzewodniczących. Jeśli związek taki dotyczy arbitra-referenta, jego funkcje przewidziane regulaminem pełni, członek Zarządu Rady Reklamy lub pracownik Biura Rady Reklamy lub wskazany przez Przewodniczącego KER członek KER.
20. W przypadku niemożności wykonywania obowiązków przewidzianych niniejszym regulaminem przez arbitra-referenta, jego funkcje przejmuje wskazany przez Przewodniczącego KER członek KER, z uwzględnieniem pkt 19. Arbiter-referent nie może zasiadać w Zespołach Orzekających i Zespołach Odwoławczych.
21. Skargę przed Zespołem Orzekającym – w przypadku skarg, o których mowa w pkt 14 – przedstawia i popiera arbiter – referent.
22. O treści decyzji arbitra – referenta zawiadamia się skarżącego.
23. Biuro Rady Reklamy, pod nadzorem arbitra-referenta, może do dnia przesłania skargi skarżonemu gromadzić w sprawach ze skarg, o których mowa w pkt 14, dowody dotyczące zarzutów zawartych w skardze.
24. Przy wyznaczaniu członków KER do rozpatrywania danej skargi konieczne jest uwzględnienie innych okoliczności mogących wywołać wątpliwość co do bezstronności poszczególnych członków KER. Wnioski o wyłączenie członka Zespołu Orzekającego mogą być składane także przez zainteresowane strony w ciągu pięciu dni od daty otrzymania z Biura Rady Reklamy zawiadomienia, o którym mowa w pkt 31.
25. W przypadku stwierdzenia braków formalnych skargi arbiter-referent, wzywa skarżącego do ich uzupełnienia. Brakami formalnymi są:
    • a) złożenie skargi na niewłaściwym formularzu,
    • b) nieprawidłowe wypełnienie formularza lub brak wskazanych w nim obowiązkowych załączników.
26. Jeżeli przedmiot skargi nie podlega rozpatrzeniu przez KER zgodnie ze statutem Rady Reklamy lub Kodeksem skarga zostaje odrzucona, o czym informuje się skarżącego.
27. O treści zarządzenia informującego o konieczności uzupełnienia braków formalnych powiadamia się skarżącego emailem na adres wskazany w skardze. W zawiadomieniu podaje się uzasadnienie i termin na uzupełnianie braków, który wynosi dziesięć dni poczynając od daty doręczenia zawiadomienia. Zawiadomienie uznaje się za doręczone z chwilą wysłania przez Radę Reklamy e-maila z zawiadomieniem. Zawiadomienie doręcza się skarżącemu tylko raz. W przypadku nieuzupełnienia braków formalnych w terminie, skarga nie podlega rozpoznaniu, o czym informuje się skarżącego.
28. W przypadkach, o których mowa w pkt 16, 25, 26 i 27, skarżącemu przysługuje odwołanie do Prezydium KER, o czym informuje się skarżącego zakreślając mu na złożenie odwołania dziesięciodniowy termin rozpoczynający swój bieg od daty otrzymania zawiadomienia z Biura Rady Reklamy według zasad wskazanych w pkt 27.
29. Biuro Rady Reklamy prowadzi listę ekspertów (zatwierdzaną przez Zarząd Rady Reklamy), którzy w przypadku, gdy dla rozpatrzenia skargi wymagana będzie specjalistyczna wiedza, wydawać będą opinię w zakresie wymaganym przez Zespoły Orzekające. Zespoły Orzekające mogą wnioskować o powołanie ekspertów spoza listy, jeżeli eksperci wymienieni na liście nie reprezentują dziedzin, które są potrzebne przy rozpoznaniu skargi. Zarząd Rady Reklamy wskazuje instytucje, które w porozumieniu z Komisją Etyki Reklamy weryfikują spełnianie przez produkty kryteriów żywieniowych wymienionych w Załączniku Nr 2 do Kodeksu Etyki Reklamy (Standardy Reklamy Żywności Skierowanej do Dzieci).
30. Biuro Rady Reklamy przygotowuje wszystkie materiały związane ze skargą na potrzeby obrad KER.
31. W przypadku podjęcia przez arbitra-referenta decyzji o skierowaniu skargi do rozpatrzenia przez Zespół Orzekający, zawiadamia się skarżącego oraz skarżonego. Odpis skargi (z wyłączeniem danych osoby fizycznej składającej skargę) przesyła się skarżonemu z prośbą o ustosunkowanie się do skargi w terminie dziesięciu dni od doręczenia zawiadomienia, według zasad z pkt 27, skarżonego przez Biuro Rady Reklamy. Biuro Rady Reklamy przesyła odpowiedź arbitrowi-referentowi, a w przypadku skarg, o których mowa w punkcie 13 – skarżącemu. Wszelkie materiały przesłane po tej dacie nie są brane pod uwagę przez Zespół Orzekający. Brak odpowiedzi w zakreślonym terminie nie wstrzymuje rozpatrywania skargi.
32. Pisma mogą zawierać wnioski dowodowe, których przeprowadzenia żąda strona. Podczas posiedzenia przeprowadzone mogą być wyłącznie wnioski dowodowe zgłoszone w skardze i w odpowiedzi na skargę.
33. Przewodniczący KER wyznacza w terminie czterech dni od daty bezskutecznego upływu terminu nadesłania odpowiedzi przez skarżonego albo w terminie czterech dni od daty nadejścia odpowiedzi na skargę, trzyosobowy skład Zespołu Orzekającego. Jeżeli wyznaczony członek Zespołu Orzekającego nie może wziąć udziału w posiedzeniu , zawiadamia on Przewodniczącego KER, który w jego  miejsce wyznacza innego członka KER. W skład Zespołu Orzekającego wchodzi po jednym członku KER, reprezentującym odrębną grupę rynku reklamowego, wybranym zgodnie z §17 ust. 1 i 3 statutu Rady Reklamy. Powyższe zasady stosuje się odpowiednio w przypadku uwzględnienia wniosku, o którym mowa w pkt 9 lit. c.
34. Przewodniczący KER wyznacza termin posiedzenia w terminie nie przekraczającym dziesięciu dni od daty wyznaczenia Zespołu Orzekającego. Biuro Rady Reklamy zawiadamia strony, według zasad wskazanych w pkt 27, w ciągu dwóch dni od wydania zarządzenia o wyznaczeniu terminu posiedzenia i składu Zespołu Orzekającego.
35. O terminie posiedzenia i składzie Zespołu Orzekającego w przypadku skarg złożonych przez podmioty wskazane w pkt 12 i 13, zawiadamia się strony według zasad wskazanych w pkt 27. W pozostałych przypadkach o skierowaniu skargi pod obrady Zespołu Orzekającego informuje się strony, według zasad wskazanych w pkt 27, wskazując termin i skład Zespołu Orzekającego oraz powiadamia się skarżącego o wyznaczeniu arbitra-referenta albo innej osoby powołanej zgodnie z pkt 19, 20 lub pkt 21 do przedstawienia i popierania skargi podczas posiedzenia.
36. Przewodniczący, uwzględniając wnioski członków Zespołu Orzekającego, złożone nie później niż na siedem dni przed posiedzeniem, może zaprosić na posiedzenie ekspertów, o których mowa w pkt 29. Biuro Rady Reklamy dostarcza ekspertom niezbędne materiały związane ze skargą. Eksperci składają ustną opinię, której wnioski zostają wpisane do protokołu posiedzenia. W czasie posiedzenia Zespołu Orzekającego jego członkowie i strony, pełnomocnicy stron lub osoby je reprezentujące stosownie do pkt 19, 20 lub pkt 21 mogą zadawać ekspertom pytania.
37. Skarżący może cofnąć skargę do chwili rozpoczęcia posiedzenia Zespołu Orzekającego.
38. Biuro Rady Reklamy nie zwraca materiałów złożonych w związku ze skargą. Strony mogą odebrać je w ciągu sześciu miesięcy od złożenia skargi. Po upływie tego terminu Biuro Rady Reklamy może materiały zniszczyć.

III. Postępowanie przed Zespołem Orzekającym

39. Członkowie Zespołu Orzekającego wybierają spośród siebie przewodniczącego, który kieruje pracami Zespołu Orzekającego. Informację o tym, kto spośród członków Zespołu Orzekającego będzie przewodniczącym należy przekazać do Biura Rady Reklamy w dzień poprzedzający termin posiedzenia. W przeciwnym razie Przewodniczący KER wyznacza przewodniczącego Zespołu Orzekającego.
40. W posiedzeniu uczestniczy arbiter – referent, który oprócz uprawnień przewidzianych w pkt 21 czuwa nad zgodnością przebiegu posiedzenia z regulaminem a w razie potrzeby referuje szczegóły sprawy członkom Zespołu Orzekającego. W tym samym celu na wniosek członków Zespołu Orzekającego arbiter-referent może przysłuchiwać się naradzie. 
41. Posiedzenia Zespołu Orzekającego są protokołowane. Protokolanta wyznacza przewodniczący posiedzenia spośród pracowników Biura Rady Reklamy. Protokół podpisują przewodniczący Zespołu Orzekającego i protokolant.
42. Na posiedzeniu Zespołu Orzekającego strony mają prawo do 15 minutowych wystąpień, a następnie 7 minutowych replik w kolejności: skarżący a następnie skarżony. Pod nieobecność jednej albo obu stron oraz w przypadku, gdy mimo stawienia się strona albo strony nie biorą udziału w posiedzeniu, Zespół Orzekający może skargę rozpatrzyć i podjąć uchwałę.
43. Zespół Orzekający:
    1. podejmuje uchwałę w której może:
       • a) odrzucić skargę, jeżeli nie podlega ona rozpatrzeniu przez KER na podstawie statutu Rady Reklamy lub Kodeksu,
       • b) oddalić skargę z uwagi na brak dowodów lub faktu naruszenia norm Kodeksu,
       • c) uznać, że reklama narusza normy Kodeksu,
       • d) uznać, że w reklamie powinny zostać wprowadzone zmiany w taki sposób, aby usunąć naruszenie norm Kodeksu w najbliższym możliwym terminie,
       • e) zająć stanowisko skierowane do skarżonego, w którym KER stwierdza, że rozpowszechnianie reklamy powinno zostać wstrzymane;
    2. Zespół Orzekający, zajmując stanowisko, o którym mowa w pkt. 1 lit. d albo e, zobowiązany jest jednocześnie zakreślić skarżonemu (reklamodawcy) termin na – odpowiednio – zmianę albo wstrzymanie rozpowszechniania reklamy będącej przedmiotem uchwały, uwzględniając przy tym obiektywnie występujące możliwości techniczne i organizacyjne jej wykonania;
    3. w przypadku, o którym mowa w punkcie poprzedzającym, Zespół Orzekający zarządza, aby Rada Reklamy wraz z doręczeniem skarżonemu odpisu uchwały, o jej treści powiadomiła agencję reklamową opracowującą reklamę oraz środki przekazu, które ją rozpowszechniają(ły); w zawiadomieniu Rada Reklamy zobowiąże nadto te podmioty do skierowania apelu o wykonanie uchwały przez reklamodawców i inne podmioty, które zleciły wykonanie lub rozpowszechnianie reklamy.
44. Zespół Orzekający podejmuje uchwałę po odbyciu narady w dniu posiedzenia, według wzorów zawartych w załączniku nr 3. Uchwałę w formie pisemnej należy sporządzić w ciągu siedmiu dni od daty podjęcia uchwały. Projekt uchwały w formie pisemnej sporządza arbiter – referent i przedstawia członkom Zespołu Orzekającego do akceptacji przez złożenie podpisów.
45. Do uchwały Zespołu Orzekającego może zostać zgłoszone zdanie odrębne członka Zespołu Orzekającego, który został przegłosowany i nie zgadza się z treścią uchwały. Zdanie odrębne wymaga pisemnego uzasadnienia sporządzonego w terminie 7 dni od dnia podjęcia uchwały. Zdanie odrębne załącza się do uchwały Zespołu Orzekającego.
46. Zespół Orzekający może także zadecydować o publikacji swojej uchwały w wybranych branżowych środkach przekazu.

IV. Wykonywanie uchwał Zespołu Orzekającego

48. Wszystkie prawomocne uchwały Zespołu Orzekającego (od których nie przysługuje środek zaskarżenia) są publikowane w serwisie informatycznym (internetowym) Rady Reklamy w terminie siedmiu dni od daty sporządzenia uchwały na piśmie.
49. Strony, a także członkowie Rady Reklamy oraz zainteresowane agencje reklamowe, otrzymują prawomocną uchwałę Zespołu Orzekającego niezwłocznie.     
50. Zespół Orzekający może zdecydować w uchwale o przekazaniu jej treści innym podmiotom po jej uprawomocnieniu, w tym w szczególności Miejskiemu Rzecznikowi Konsumentów lub Prezesowi Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Skarżony otrzymuje ponadto zalecenie dobrowolnego zastosowania się do stanowiska zawartego w prawomocnej uchwale.

V. Odwołania od uchwał Zespołu Orzekającego

51. Strony mogą odwoływać się od uchwały Zespołu Orzekającego w terminie dziesięciu dni od doręczenia uchwały. Podstawę odwołania mogą stanowić wyłącznie nowe fakty i dowody, nieznane zainteresowanej stronie w dacie podjęcia przez Zespół Orzekający uchwały, o której mowa w pkt. 43.
52. Odwołania rozpatruje Zespół Odwoławczy KER liczący trzech członków KER nie uczestniczących w Zespole Orzekającym, który skargę rozpatrywał.
53. Odwołanie składa się do Prezydium KER, które wyznacza skład Zespołu Odwoławczego według zasad określonych w pkt 33.
54. Do postępowania przed Zespołem Odwoławczym stosuje się odpowiednio postanowienia regulaminu, z wyjątkiem:
    • a) prawa odwołania się od uchwały Zespołu Odwoławczego,
    • b) powołania eksperta, jeśli składał opinię przed Zespołem Orzekającym,
    • c) obowiązku użycia formularzy stanowiących załączniki nr 1 i 2.
55. Zespół Odwoławczy po rozpoznaniu odwołania może w swojej uchwale:
    • a) oddalić odwołanie,
    • b) uwzględnić odwołanie w całości albo części.
56. Zespół Odwoławczy nie może zwrócić sprawy do ponownego rozpatrzenia przez Zespół Orzekający.

VI. Postanowienia końcowe

57. Wszelka korespondencja w sprawach, o których mowa w regulaminie, prowadzona jest zasadniczo za pomocą poczty elektronicznej. Adres e-mail Rady Reklamy do kierowania korespondencji znajduje się na stronie internetowej Rady Reklamy. W szczególnych wypadkach – uzasadnionych sytuacją skarżącego, możliwe jest prowadzenie korespondencji w formie papierowej, tj. za pomocą poczty tradycyjnej (listem poleconym).
58. Walne Zebranie Członków w drodze uchwały może przyznać członkom KER wynagrodzenie za udział w jej pracach oraz ustalić zasady wypłaty takiego wynagrodzenia.
59. W sprawach nieuregulowanych w regulaminie stosuje się odpowiednio Kodeks i statut Rady Reklamy.