
Warszawa, 23 czerwca 2020
REGULAMIN ROZPATRYWANIA SKARG
I. Postanowienia ogólne
- Komisja Etyki Reklamy (zwana dalej KER) – jest organem Związku Stowarzyszeń Rada Reklamy – niezależnej organizacji regulującej rynek reklamowy (zwanej dalej Radą Reklamy) – powołanym do podejmowania uchwał w sprawie zgodności działań objętych zakresem unormowań Kodeksu Etyki Reklamy (zwanego dalej Kodeksem).
- Postępowanie przed KER może toczyć się niezależnie od postępowań przed sądami powszechnymi, sądami polubownymi, sądami arbitrażowymi i organami administracji publicznej lub innymi podmiotami.
- KER składa się z członków powołanych na zasadach określonych w statucie Rady Reklamy.
- Członkowie KER zostają powołani spośród kandydatów reprezentujących odrębną grupę uczestników rynku reklamowego w rozumieniu §5 ust. 1 statutu Rady Reklamy.
- Członkowie KER powołują ze swojego grona Prezydium na zasadach wynikających z §18 ust. 4 statutu Rady Reklamy.
- Prezydium wybiera spośród swego grona Przewodniczącego KER zgodnie z §18 ust. 5 statutu Rady Reklamy. W wypadku gdy Przewodniczący KER nie może wykonywać zadań przewidzianych w regulaminie (z przyczyn obiektywnych) udzieli on pełnomocnictwa jednemu z członków Prezydium, z tym zastrzeżeniem, że osoba taka reprezentować będzie inną grupę uczestników rynku reklamowego niż Przewodniczący KER. Pełnomocnictwo udzielone przez Przewodniczącego KER wygasa z chwilą gdy Przewodniczący KER będzie mógł podjąć działania przewidziane dla niego w regulaminie, z tym zastrzeżeniem, że czynności dokonane przez pełnomocnika pozostają w mocy. W przypadku niemożności (spowodowanej przyczynami obiektywnymi) udzielenia pełnomocnictwa, o którym mowa wyżej, wskazania osoby zastępującej Przewodniczącego KER dokonuje w drodze uchwały Prezydium.
- Prezydium może podejmować decyzje w drodze głosowania przeprowadzonego za pośrednictwem poczty elektronicznej.
- Przewodniczący KER:
- a) kieruje pracami Prezydium,
- b) ustala skład zespołu uprawnionego do rozpoznania skarg, o których mowa w niniejszym regulaminie (dalej Zespół Orzekający),
- c) wyznacza termin posiedzenia Zespołu Orzekającego,
- d) zaprasza na posiedzenie Zespołu Orzekającego eksperta, o którym mowa w pkt 29,
- e) podejmuje inne działania przewidziane niniejszym regulaminem.
- Prezydium obraduje na posiedzeniach zwoływanych w miarę potrzeb, nie rzadziej niż jeden raz w miesiącu. Do obowiązków Prezydium należy m.in.:
- a) przegląd uchwał podjętych przez KER,
- b) rozpatrywanie odwołań od zarządzeń wzywających do uzupełnienia braków formalnych, zarządzeń o zwrocie skargi, zarządzeń odrzucających skargę z powodu braku związku z przedmiotem unormowań Kodeksu,
- c) rozpatrywanie wniosków o wyłączenie członka Zespołu Orzekającego,
- d) podejmowanie decyzji o łącznym rozpatrywaniu skarg, jeśli skargi dotyczą tego samego zarzutu lub zarzutów pozostających ze sobą w związku,
- e) podejmowanie decyzji o przedłużeniu terminu zakreślonego w pkt 15 – w przypadku skarg, o których mowa w pkt. 10, z zastrzeżeniem, że termin ten może zostać przedłużony nie więcej niż o pięć dni.
- Skargi są składane do Biura Rady Reklamy. Biuro Rady Reklamy zapewnia także obsługę kancelaryjną KER.
- Skargi mogą być wnoszone przez osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. Wnoszący skargi mogą je składać wspólnie albo osobno. Dane osobowe osoby fizycznej składającej skargę pozostają do wyłącznej wiadomości Rady Reklamy i nie mogą być udostępniane innym podmiotom, w szczególności podmiotom których działanie lub zaniechanie jest skarżone, natomiast są udostępniane arbitrom rozstrzygającym skargę.
- Skargi mogą być wnoszone przez Zarząd Rady Reklamy z zachowaniem zasad przewidzianych dla podmiotów określonych w pkt. 13. Podstawą do wniesienia skargi jest uprzednia uchwała Zarządu Rady Reklamy.
- Skargi wnoszone przez przedsiębiorców, pozostające w związku z prowadzoną przez nich działalnością gospodarczą, składa się w formie pisemnej, na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do regulaminu. W skardze należy wskazać adres email do korespondencji w sprawie. Skargę można również złożyć w formie elektronicznej emailem na adres email Rady Reklamy, jako pismo opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub skan pisma podpisanego własnoręcznie.
- Pozostałe skargi składa się w formie pisemnej na formularzu stanowiącym załącznik nr 2 do regulaminu lub za pośrednictwem internetu – za pomocą formularza zamieszczonego w serwisie informatycznym (internetowym) Rady Reklamy, stanowiącego załącznik nr 5 do regulaminu.
- Koszty przyjęcia i rozpatrzenia skargi nie obciążają skarżącego.
- KER nie rozpatruje skarg, których przedmiot był już rozpatrywany przez KER i w których została podjęta ostateczna uchwała. W takim przypadku skargę pozostawia się bez rozpoznania, o czym informuje się skarżącego ze wskazaniem podstaw tej decyzji.
- Przy obliczaniu terminów wskazanych w regulaminie nie wlicza się dni uznanych ustawowo za wolne od pracy oraz wszystkich sobót.
II. Przygotowanie postępowania przed KER
- Członek KER, wybrany zgodnie z §17 ust. 4 statutu Rady Reklamy (zwany dalej arbitrem – referentem), podejmuje decyzję o:
- a) skierowaniu skargi do rozpatrzenia przez Zespół Orzekający albo
- b) inne decyzje, uzasadnione okolicznościami, o których mowa w pkt 16, 25, 26 i 27, w ciągu dziesięciu dni od jej wpłynięcia do Biura Rady Reklamy.
- Arbiter – referent oraz członkowie Zespołu Orzekającego nie mogą być powiązani stosunkiem pokrewieństwa albo powinowactwa lub pozostawać w stosunku prawnym wynikającym z umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło lub innej umowy podobnej w skutkach, z którąkolwiek ze stron. Jeśli związek taki występuje w przypadku Przewodniczącego KER, jego uprawnienia związane z wyznaczeniem Zespołu Orzekającego i przygotowaniem posiedzenia, obligatoryjnie przejmuje jeden z Wiceprzewodniczących. Jeśli związek taki dotyczy arbitra-referenta, jego funkcje przewidziane regulaminem pełni, członek Zarządu Rady Reklamy lub pracownik Biura Rady Reklamy lub wskazany przez Przewodniczącego KER członek KER.
- W przypadku niemożności wykonywania obowiązków przewidzianych niniejszym regulaminem przez arbitra-referenta, jego funkcje przejmuje wskazany przez Przewodniczącego KER członek KER, z uwzględnieniem pkt 19. Arbiter-referent nie może zasiadać w Zespołach Orzekających i Zespołach Odwoławczych.
- Skargę przed Zespołem Orzekającym – w przypadku skarg, o których mowa w pkt 14 – przedstawia i popiera arbiter – referent.
- O treści decyzji arbitra – referenta zawiadamia się skarżącego.
- Biuro Rady Reklamy, pod nadzorem arbitra-referenta, może do dnia przesłania skargi skarżonemu gromadzić w sprawach ze skarg, o których mowa w pkt 14, dowody dotyczące zarzutów zawartych w skardze.
- Przy wyznaczaniu członków KER do rozpatrywania danej skargi konieczne jest uwzględnienie innych okoliczności mogących wywołać wątpliwość co do bezstronności poszczególnych członków KER. Wnioski o wyłączenie członka Zespołu Orzekającego mogą być składane także przez zainteresowane strony w ciągu pięciu dni od daty otrzymania z Biura Rady Reklamy zawiadomienia, o którym mowa w pkt 31.
- W przypadku stwierdzenia braków formalnych skargi arbiter-referent, wzywa skarżącego do ich uzupełnienia. Brakami formalnymi są:
- a) złożenie skargi na niewłaściwym formularzu,
- b) nieprawidłowe wypełnienie formularza lub brak wskazanych w nim obowiązkowych załączników.
- Jeżeli przedmiot skargi nie podlega rozpatrzeniu przez KER zgodnie ze statutem Rady Reklamy lub Kodeksem skarga zostaje odrzucona, o czym informuje się skarżącego.
- O treści zarządzenia informującego o konieczności uzupełnienia braków formalnych powiadamia się skarżącego emailem na adres wskazany w skardze. W zawiadomieniu podaje się uzasadnienie i termin na uzupełnianie braków, który wynosi dziesięć dni poczynając od daty doręczenia zawiadomienia. Zawiadomienie uznaje się za doręczone z chwilą wysłania przez Radę Reklamy e-maila z zawiadomieniem. Zawiadomienie doręcza się skarżącemu tylko raz. W przypadku nieuzupełnienia braków formalnych w terminie, skarga nie podlega rozpoznaniu, o czym informuje się skarżącego.
- W przypadkach, o których mowa w pkt 16, 25, 26 i 27, skarżącemu przysługuje odwołanie do Prezydium KER, o czym informuje się skarżącego zakreślając mu na złożenie odwołania dziesięciodniowy termin rozpoczynający swój bieg od daty otrzymania zawiadomienia z Biura Rady Reklamy według zasad wskazanych w pkt 27.
- Biuro Rady Reklamy prowadzi listę ekspertów (zatwierdzaną przez Zarząd Rady Reklamy), którzy w przypadku, gdy dla rozpatrzenia skargi wymagana będzie specjalistyczna wiedza, wydawać będą opinię w zakresie wymaganym przez Zespoły Orzekające. Zespoły Orzekające mogą wnioskować o powołanie ekspertów spoza listy, jeżeli eksperci wymienieni na liście nie reprezentują dziedzin, które są potrzebne przy rozpoznaniu skargi. Zarząd Rady Reklamy wskazuje instytucje, które w porozumieniu z Komisją Etyki Reklamy weryfikują spełnianie przez produkty kryteriów żywieniowych wymienionych w Załączniku Nr 2 do Kodeksu Etyki Reklamy (Standardy Reklamy Żywności Skierowanej do Dzieci).
- Biuro Rady Reklamy przygotowuje wszystkie materiały związane ze skargą na potrzeby obrad KER.
- W przypadku podjęcia przez arbitra-referenta decyzji o skierowaniu skargi do rozpatrzenia przez Zespół Orzekający, zawiadamia się skarżącego oraz skarżonego. Odpis skargi (z wyłączeniem danych osoby fizycznej składającej skargę) przesyła się skarżonemu z prośbą o ustosunkowanie się do skargi w terminie dziesięciu dni od doręczenia zawiadomienia, według zasad z pkt 27, skarżonego przez Biuro Rady Reklamy. Biuro Rady Reklamy przesyła odpowiedź arbitrowi-referentowi, a w przypadku skarg, o których mowa w punkcie 13 – skarżącemu. Wszelkie materiały przesłane po tej dacie nie są brane pod uwagę przez Zespół Orzekający. Brak odpowiedzi w zakreślonym terminie nie wstrzymuje rozpatrywania skargi.
- Pisma mogą zawierać wnioski dowodowe, których przeprowadzenia żąda strona. Podczas posiedzenia przeprowadzone mogą być wyłącznie wnioski dowodowe zgłoszone w skardze i w odpowiedzi na skargę.
- Przewodniczący KER wyznacza w terminie czterech dni od daty bezskutecznego upływu terminu nadesłania odpowiedzi przez skarżonego albo w terminie czterech dni od daty nadejścia odpowiedzi na skargę, trzyosobowy skład Zespołu Orzekającego. Jeżeli wyznaczony członek Zespołu Orzekającego nie może wziąć udziału w posiedzeniu , zawiadamia on Przewodniczącego KER, który w jego miejsce wyznacza innego członka KER. W skład Zespołu Orzekającego wchodzi po jednym członku KER, reprezentującym odrębną grupę rynku reklamowego, wybranym zgodnie z §17 ust. 1 i 3 statutu Rady Reklamy. Powyższe zasady stosuje się odpowiednio w przypadku uwzględnienia wniosku, o którym mowa w pkt 9 lit. c.
- Przewodniczący KER wyznacza termin posiedzenia w terminie nie przekraczającym dziesięciu dni od daty wyznaczenia Zespołu Orzekającego. Biuro Rady Reklamy zawiadamia strony, według zasad wskazanych w pkt 27, w ciągu dwóch dni od wydania zarządzenia o wyznaczeniu terminu posiedzenia i składu Zespołu Orzekającego.
- O terminie posiedzenia i składzie Zespołu Orzekającego w przypadku skarg złożonych przez podmioty wskazane w pkt 12 i 13, zawiadamia się strony według zasad wskazanych w pkt 27. W pozostałych przypadkach o skierowaniu skargi pod obrady Zespołu Orzekającego informuje się strony, według zasad wskazanych w pkt 27, wskazując termin i skład Zespołu Orzekającego oraz powiadamia się skarżącego o wyznaczeniu arbitra-referenta albo innej osoby powołanej zgodnie z pkt 19, 20 lub pkt 21 do przedstawienia i popierania skargi podczas posiedzenia.
- Przewodniczący, uwzględniając wnioski członków Zespołu Orzekającego, złożone nie później niż na siedem dni przed posiedzeniem, może zaprosić na posiedzenie ekspertów, o których mowa w pkt 29. Biuro Rady Reklamy dostarcza ekspertom niezbędne materiały związane ze skargą. Eksperci składają ustną opinię, której wnioski zostają wpisane do protokołu posiedzenia. W czasie posiedzenia Zespołu Orzekającego jego członkowie i strony, pełnomocnicy stron lub osoby je reprezentujące stosownie do pkt 19, 20 lub pkt 21 mogą zadawać ekspertom pytania.
- Skarżący może cofnąć skargę do chwili rozpoczęcia posiedzenia Zespołu Orzekającego.
- Biuro Rady Reklamy nie zwraca materiałów złożonych w związku ze skargą. Strony mogą odebrać je w ciągu sześciu miesięcy od złożenia skargi. Po upływie tego terminu Biuro Rady Reklamy może materiały zniszczyć.
III. Postępowanie przed Zespołem Orzekającym
- Członkowie Zespołu Orzekającego wybierają spośród siebie przewodniczącego, który kieruje pracami Zespołu Orzekającego. Informację o tym, kto spośród członków Zespołu Orzekającego będzie przewodniczącym należy przekazać do Biura Rady Reklamy w dzień poprzedzający termin posiedzenia. W przeciwnym razie Przewodniczący KER wyznacza przewodniczącego Zespołu Orzekającego.
- W posiedzeniu uczestniczy arbiter – referent, który oprócz uprawnień przewidzianych w pkt 21 czuwa nad zgodnością przebiegu posiedzenia z regulaminem a w razie potrzeby referuje szczegóły sprawy członkom Zespołu Orzekającego. W tym samym celu na wniosek członków Zespołu Orzekającego arbiter-referent może przysłuchiwać się naradzie.
- Posiedzenia Zespołu Orzekającego są protokołowane. Protokolanta wyznacza przewodniczący posiedzenia spośród pracowników Biura Rady Reklamy. Protokół podpisują przewodniczący Zespołu Orzekającego i protokolant.
- Na posiedzeniu Zespołu Orzekającego strony mają prawo do 15 minutowych wystąpień, a następnie 7 minutowych replik w kolejności: skarżący a następnie skarżony. Pod nieobecność jednej albo obu stron oraz w przypadku, gdy mimo stawienia się strona albo strony nie biorą udziału w posiedzeniu, Zespół Orzekający może skargę rozpatrzyć i podjąć uchwałę.
- Zespół Orzekający:
- podejmuje uchwałę w której może:
- a) odrzucić skargę, jeżeli nie podlega ona rozpatrzeniu przez KER na podstawie statutu Rady Reklamy lub Kodeksu,
- b) oddalić skargę z uwagi na brak dowodów lub faktu naruszenia norm Kodeksu,
- c) uznać, że reklama narusza normy Kodeksu,
- d) uznać, że w reklamie powinny zostać wprowadzone zmiany w taki sposób, aby usunąć naruszenie norm Kodeksu w najbliższym możliwym terminie,
- e) zająć stanowisko skierowane do skarżonego, w którym KER stwierdza, że rozpowszechnianie reklamy powinno zostać wstrzymane;
- Zespół Orzekający, zajmując stanowisko, o którym mowa w pkt. 1 lit. d albo e, zobowiązany jest jednocześnie zakreślić skarżonemu (reklamodawcy) termin na – odpowiednio – zmianę albo wstrzymanie rozpowszechniania reklamy będącej przedmiotem uchwały, uwzględniając przy tym obiektywnie występujące możliwości techniczne i organizacyjne jej wykonania;
- w przypadku, o którym mowa w punkcie poprzedzającym, Zespół Orzekający zarządza, aby Rada Reklamy wraz z doręczeniem skarżonemu odpisu uchwały, o jej treści powiadomiła agencję reklamową opracowującą reklamę oraz środki przekazu, które ją rozpowszechniają(ły); w zawiadomieniu Rada Reklamy zobowiąże nadto te podmioty do skierowania apelu o wykonanie uchwały przez reklamodawców i inne podmioty, które zleciły wykonanie lub rozpowszechnianie reklamy.
- podejmuje uchwałę w której może:
- Zespół Orzekający podejmuje uchwałę po odbyciu narady w dniu posiedzenia, według wzorów zawartych w załączniku nr 3. Uchwałę w formie pisemnej należy sporządzić w ciągu siedmiu dni od daty podjęcia uchwały. Projekt uchwały w formie pisemnej sporządza arbiter – referent i przedstawia członkom Zespołu Orzekającego do akceptacji przez złożenie podpisów.
- Do uchwały Zespołu Orzekającego może zostać zgłoszone zdanie odrębne członka Zespołu Orzekającego, który został przegłosowany i nie zgadza się z treścią uchwały. Zdanie odrębne wymaga pisemnego uzasadnienia sporządzonego w terminie 7 dni od dnia podjęcia uchwały. Zdanie odrębne załącza się do uchwały Zespołu Orzekającego.
- Zespół Orzekający może także zadecydować o publikacji swojej uchwały w wybranych branżowych środkach przekazu.
IV. Wykonywanie uchwał Zespołu Orzekającego
- Wszystkie prawomocne uchwały Zespołu Orzekającego (od których nie przysługuje środek zaskarżenia) są publikowane w serwisie informatycznym (internetowym) Rady Reklamy w terminie siedmiu dni od daty sporządzenia uchwały na piśmie.
- Strony, a także członkowie Rady Reklamy oraz zainteresowane agencje reklamowe, otrzymują prawomocną uchwałę Zespołu Orzekającego niezwłocznie.
- Zespół Orzekający może zdecydować w uchwale o przekazaniu jej treści innym podmiotom po jej uprawomocnieniu, w tym w szczególności Miejskiemu Rzecznikowi Konsumentów lub Prezesowi Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Skarżony otrzymuje ponadto zalecenie dobrowolnego zastosowania się do stanowiska zawartego w prawomocnej uchwale.
V. Odwołania od uchwał Zespołu Orzekającego
- Strony mogą odwoływać się od uchwały Zespołu Orzekającego w terminie dziesięciu dni od doręczenia uchwały. Podstawę odwołania mogą stanowić wyłącznie nowe fakty i dowody, nieznane zainteresowanej stronie w dacie podjęcia przez Zespół Orzekający uchwały, o której mowa w pkt. 43.
- Odwołania rozpatruje Zespół Odwoławczy KER liczący trzech członków KER nie uczestniczących w Zespole Orzekającym, który skargę rozpatrywał.
- Odwołanie składa się do Prezydium KER, które wyznacza skład Zespołu Odwoławczego według zasad określonych w pkt 33.
- Do postępowania przed Zespołem Odwoławczym stosuje się odpowiednio postanowienia regulaminu, z wyjątkiem:
- a) prawa odwołania się od uchwały Zespołu Odwoławczego,
- b) powołania eksperta, jeśli składał opinię przed Zespołem Orzekającym,
- c) obowiązku użycia formularzy stanowiących załączniki nr 1 i 2.
- Zespół Odwoławczy po rozpoznaniu odwołania może w swojej uchwale:
- a) oddalić odwołanie,
- b) uwzględnić odwołanie w całości albo części.
- Zespół Odwoławczy nie może zwrócić sprawy do ponownego rozpatrzenia przez Zespół Orzekający.
VI. Postanowienia końcowe
- Wszelka korespondencja w sprawach, o których mowa w regulaminie, prowadzona jest zasadniczo za pomocą poczty elektronicznej. Adres e-mail Rady Reklamy do kierowania korespondencji znajduje się na stronie internetowej Rady Reklamy. W szczególnych wypadkach – uzasadnionych sytuacją skarżącego, możliwe jest prowadzenie korespondencji w formie papierowej, tj. za pomocą poczty tradycyjnej (listem poleconym).
- Walne Zebranie Członków w drodze uchwały może przyznać członkom KER wynagrodzenie za udział w jej pracach oraz ustalić zasady wypłaty takiego wynagrodzenia.
- W sprawach nieuregulowanych w regulaminie stosuje się odpowiednio Kodeks i statut Rady Reklamy.